مطالعات امکان سنجی علمی درباره پروژه های پیچیده و جدید اصول مهمی دارد که در این گفتار به آن می پردازیم.

مطالعات امکان سنجی در پروژه های جدید و پیچیده، نسبت به پروژه هایی که دارای سادگی و تکرارپذیری هستند، متفاوت قلمداد می شود.

در سلسله مقالاتی که مهندسین مشاور نوآوران هم اندیش طرح و توسعه منتشر می کند، درباره 7 اصل مهم در مطالعات امکان سنجی در پروژه های پیچیده و جدید سخن خواهیم گفت.

تحقیقات زیادی درباره مطالعات امکان سنجی انجام شده که نشان می دهد 7 اصل مهم برای مطالعات امکان سنجی در پروژه های جدید و پیچیده را باید مدنظر داشت.

 

ناشناختگی: چالش اول امکان سنجی در پروژه های جدید

شرکتهایی که مطالعه امکان‌سنجی را برای یک پروژه جدید، پیچیده یا ناآشنا آغاز می‌کنند، با یک پایگاه دانش اولیه ذاتاً محدود شروع می‌کنند و اغلب با یک نقطه ضعف اطلاعات نامتقارن برای تامین‌کنندگان و رقبا مواجه می‌شوند. در حالی که ادبیات فنی قابل توجهی برای اطلاع رسانی مطالعات امکان سنجی برای انواع خاصی از پروژه ها وجود دارد.

این راهنما در درجه اول برای سرمایه گذاری هایی مناسب است که درجه بالایی از تکرار را نشان می دهند و ارتباط محدود با پروژه های بسیار جدید دارند.

مطالعات امکان سنجی شک زُدایی می کند

بخش بزرگی از موفقیت یا شکست پروژه را می توان به برنامه ریزی پروژه و تصمیمات اولیه حیاتی که از آن اطلاع می دهد ردیابی کرد. بنابراین مطالعات امکان سنجی سرمایه گذاری در مرحله ای از پروژه است که بیشترین فرصت برای افزایش ارزش را می توان شناسایی و به دست آورد.

تصمیمات سرمایه گذاری آگاهانه منعکس کننده «کیفیت در ورود» به پروژه است و احتمال موفقیت یک پروژه را به حداکثر می رساند.

مطالعات امکان سنجی برای تعریف چگونگی اجرای موفقیت آمیز این تغییر با شناسایی و به حداقل رساندن عدم قطعیت و غلبه بر شک سرمایه گذاران ضروری است و در نهایت در به حداکثر رساندن منافعی که پروژه ها به سازمان ها و جامعه می دهند، نقش بسیار مهمی دارد.

شروع مطالعات امکان سنجی با ایرادگیری از پروژه های قبلی

به طور کلی کیفیت متغیر مطالعات امکان سنجی (و برنامه ریزی اولیه پروژه به طور کلی) با عملکرد ضعیف بسیاری از پروژه های اجرا شده نشان داده میشود. این مطالعات تاکید دارند هیچ اجرای شایسته ای در پروژه ها نمی تواند یک مفهوم اساساً ناقص یا غیرقابل اجرا را نجات دهد.

متاسفانه مشاهده می شود مطالعات امکان سنجی که به اشتباه مثبت یا خوش بینانه هستند، بنابراین خطر اجرای پروژه هایی را به همراه دارند که منجر به زیان می شود. در حالی که این زیان‌ها معمولاً شامل بیش از حد هزینه‌ها و کمبود منافع می‌شوند، سایر پیامدهای نامطلوب (مانند آسیب‌های زیست‌محیطی و انسانی، متضرر شدن ذینفعان، از دست دادن اعتبار، از دست دادن مجوزهای رسمی یا ضمنی برای فعالیت، و هزینه‌های فرصت سرمایه‌گذاری‌های از دست رفته) به طور فزاینده‌ای به‌عنوان شکلهای مختلف شکست پروژه، قابل توجه شناخته می‌شوند.

انجام مطالعات امکان سنجی با دانش اولیه محدود

سازمان‌هایی که یک مطالعه امکان‌سنجی را برای یک پروژه پیشنهادی که شامل فناوری جدید یا بسیار پیچیده است، برنامه‌ریزی می‌کنند، به طور قابل‌توجهی از عملیات معمول در آن صنعت فاصله می‌گیرند. از این دست مطالعات امکان سنجی با مجموعه‌ای از دانش اولیه ذاتاً محدود شروع می‌شود.

این دانش اغلب از طریق مشارکت منابع خارجی، معمولاً از طریق شرکت های مشاوره چند رشته ای که در حوزه های مختلف فعالند به دست می آید. صاحبان پروژه هایی که متخصصان خارج از سازمان خود را برای ارائه مطالعات امکان سنجی برای پروژه های جدید یا ناآشنا به کار می گیرند، با دانش نامتقارن این مهندسین مشاور مواجه هستند.

اصل اول: «امکان سنجی» باید ارزیابی شود

این نکته مهم که «مطالعات امکان سنجی» باید ارزیابی شود، یک بحث پر از ابهام و رایج است. آیا قرار است مطالعات امکان سنجی، ابهامات را رفع کند و به ارزیابی پروژه بپردازد یا قرار است خود فرآیند امکان سنجی نیز ارزیابی شود؟

مطالعات امکان سنجی به سئوالات پاسخ می دهد

بنابراین یک مطالعه امکان سنجی باید به سوالاتی که توسط تصمیم گیرندگان مطرح می شود (از جمله سئوالات پیشنهاد دهندگان پروژه، شرکا، سرمایه گذاران و تسهیل کنندگان پروژه) و صد البته باید به سئوالات سهامدارانی که در اجرا و استفاده از طرح پیشنهادی دارای منفعت هستند و تحت تاثیر قرار می گیرند، مطرح می کنند، پاسخ دهد.

مطالعات امکان سنجی، یک پژوهش علمی-کاربردی است

باید توجه داشت ساختار مطالعات امکان سنجی به شدت تحت تاثیر ساختار پژوهش های علمی است. از این رو، تقریباً مانند همه تحقیقات دیگر، یک مطالعه امکان سنجی موفق باید سؤالات پژوهشی خاصی را شناسایی کرده و به آنها پاسخ دهد، که باید بر پایه دانش موجود باشد.

اصل دوم: مدیریت عدم قطعیت از طریق سؤالات تحقیق تکراری

هدف اصلی مطالعات امکان‌سنجی، «یافتن نقاط آسیب‌پذیری» یک پروژه است. برای یافتن نقاط آسیب پذیر پروژه ناگزیریم آن بخش از غافلگیری ها و شگفتی‌های پروژه‌ -که ممکن است صاحبان پروژه را با ضرر مواجه کند- از آینده به زمان حال بکشانیم و آنها را روی کاغذ مجسم کنیم.

از این رو، مطالعات امکان سنجی باید به دنبال شناسایی و جلوگیری از تداوم عدم قطعیت قابل حل در مراحل بعدی پروژه باشد. با این حال، از آنجایی که منابع دانشی ما و زمان در اختیار مطالعه کنندگان محدود هستند، ممکن است بازدهی رو به کاهش در تلاش‌ها برای کاستن از عدم قطعیت (شک به موفقیت) وجود داشته باشد.

مفهوم عدم قطعیت و قطعات چهارگانه پازل

مفهوم “عدم قطعیت” به طور گسترده مورد مطالعه اشخاص زیادی از جمله لوچ، مک لین، سونگ و همکارانشان قرار گرفته است. به تعبیر کیم، یک راه رایج برای مفهوم سازی عدم قطعیت، استفاده از چهار بخش است.

تداوم شک و عدم قطعیت

واقعیت این است که با شناخت 4 قطعه حقیقت و دریافت این نکته که عدم قطعیت را می توان تجزیه به 4 بخش کرد، باز هم مشکلات حل نمی شود.

باید متوجه این نکته بود که عدم قطعیت معرفتی نیز در مورد دقت، سوگیری و کامل بودن دانش و همچنین تداوم شک‌های شناسایی شده وجود دارد.

عدم قطعیت ویژگی ذاتی مطالعات امکان سنجی

نکته بسیار مهم دیگر در مطالعات امکان سنجی پروژه های جدید و پیچیده آن است که عدم قطعیت مانند یکی از صفات پروژه، همیشه وجود دارد و درصدی از خطا یا عدم اطمینان را باید برای پروژه ها در نظر داشت.

اصل سوم: استفاده مطالعات امکان سنجی از دانش گسترده و بین رشته ای

از آنجایی که یک مطالعه امکان سنجی باید سؤالات مرتبط را در نظر بگیرد، با عدم قطعیت ها دست و پنجه نرم کند و کل چرخه عمر پیشنهادها را ارزیابی کند، مهندسین مشاور نیاز به ادغام دانش گسترده ای در یک مطالعه امکان سنجی دارند.

همانطور که لوگان، جکسون، نوبلیوس و تریگ گفته اند، کیفیت یک مطالعه امکان سنجی تقریباً همیشه توسط یک تیم متقابل (رقیب) توسعه می یابد. لذا به بیان گراسکمپ، یک مطالعه امکان سنجی را می توان به عنوان یک همکاری رسمی تصور کرد که بر مکانیسم های اجتماعی مختلفی متکی است که زیربنای آن، به اشتراک گذاشتن آزاد دانش و گفتمان تبادلات باز علمی است.

خاصیت قفل کنندگی مطالعه امکان سنجی

هر مطالعه امکان سنجی که برای امکانسنجی اجرای یک پروژه قابل توجه تهیه می شود، باید سهامداران را درگیر کند و به گفته میلر و هابز، بستری را برای بررسی دقیق یافته های اولیه آنها فراهم کند.

افراد مختلف را در مطالعات امکان سنجی درگیر کنید

بنابراین، مشارکت دادن افرادی که با پیشنهاد، اجرا، عمل، استفاده، و حفظ یک پروژه موافقت می‌کنند، هم برای بهره‌مندی از یکپارچه‌سازی دانش آنها و هم برای به‌دست آوردن رضایت آنها برای راه‌حل پیشنهادی که مطالعه امکان سنجی ارائه می کند بسیار مهم است.

با مطالعات امکان سنجی خوش بینی را از بین ببرید

شناسایی و بالا بردن زودهنگام نقاط تعارض بالقوه، یک جنبه حیاتی از مطالعات امکان سنجی شایسته است. استفاده از یک رویکرد چابک، که در آن بحث‌ها مکرر و تکراری هستند، می‌تواند ورودی به موقع و یادگیری فعال را تسهیل کند.

با این حال هافنسپرگر و لوکی می گویند چنین همکاری و بحث انتقادی ممکن است بدون تسهیلگری فعال توسط مهندسین مشاور رخ ندهد. نقش تسهیل‌کننده‌های متخصص (و معمولاً خارج از سازمان-مشاوران) برای حمایت از اشتراک‌گذاری مشورتی دانش، تشویق به کشف نقاط اشتراک و میانجیگری بین تأثیرات به طور گسترده شناخته شده است.

اصل چهارم: نمای بیرونی؛ خوشه‌های مرجع پیدا و پنهان

پروژه ها با ایجاد دانش به دست آمده از طریق کار قبلی به نتایج جدیدی دست می یابند. همانطور که ادکینز، فلیوبیرگ و همکاران گفته اند ادغام این دانش یک ویژگی اساسی در تعریف مطالعه امکان سنجی اثربخش است.

در تعداد کم، نمونه‌های مرجع ممکن است مطالعات موردی را تشکیل دهند که تحلیلگران را قادر می‌سازد تا بینش‌های کیفی مهمی را استخراج کنند. چنین مطالعات موردی می تواند به ما بیاموزد که چگونه و چرا پیامدها رخ داده اند و در نتیجه به تحلیل سناریو کمک می رسانند.

یافتن راه حل های جایگزین با مطالعه خوشه های مرجع

مطالعه درباره خوشه های مرجع همچنین می‌تواند به عنوان فرآیند یادگیری برای شناسایی گزینه‌های جایگزین برای حل مسئله، و شناسایی بهترین شیوه‌ها در طرح‌ها، روش‌ها و قراردادهای گزارش‌دهی عمل کند. با این حال، محدودیت‌هایی برای تحلیل خوشه مرجع وجود دارد.

حساسیت و محرمانه بودن تجاری می تواند مانع از دستیابی تحلیلگران امکان سنجی به شواهد واقعی شود. اطلاعات منتشر شده نیز می تواند با انحراف نشر داده شده باشد. Love و دیگران به درستی گفته اند مجموعه داده‌های خوشه مرجع جمع‌آوری‌شده توسط محققان برتر، اغلب دارایی‌های اطلاعاتی یک سازمان از مطالعات قبلی خود هستند که به‌خوبی محافظت می‌شوند، لذا این اطلاعات به‌راحتی برای استفاده در جوامع عملی در دسترس نیستند.

اصل پنجم: داشتن دیدگاه درونی انتقادی از قابلیت های سازمانی

همانطور که دنیکول، دینگل، ادکیز، وینچ، لیرینگر و همکاران گفته اند، درک توانایی سازمان برای تعریف، پیاده سازی و بهره برداری از دارایی های تحویل داده شده از طریق پروژه ها جنبه ای حیاتی از مدیریت پروژه و پورتفولیو (Portfolio) است.

حتی در بررسی خوشه مرجع موجود، شواهدی مبنی بر اجرای موفقیت آمیز پروژه توسط سازمان، دلیل قطعی تلقی نمی شود که بر اساس آن، سازمان دیگری بتواند همان نتیجه را تکرار کند. به همین دلیل، چارچوب‌های مطالعات امکان‌سنجی معمولاً شامل قابلیت‌های سازمان برای پیاده‌سازی و سپس حفظ شرایط آرمانی پروژه به‌عنوان یک گلوگاه حساس تحلیل می‌شوند.

سازمان را با سئوالات تحقیقاتی بمباران کنید

برخی سئوالات باید در این مرحله تدوین شود و به آنها مستقلا و واقعگرایانه پاسخ گفت. لوچ، جعفری، شپرد، پورتر، کاستروجیووانی، لوچ و دیگران پیشنهاد کرده اند سئوالاتی از این دست طرح شود:

آیا سازمان مزیتی در ارزیابی مطالعات امکان سنجی پروژه دارد؟

سازمان چه مزیت های تخصصی یا اطلاعاتی نسبت به بازار دارد؟

آیا سازمان از طریق فعالیت های موجود خود مجموعه داده منحصر به فرد، دانش ایجاد شده، یا سطح درک در مورد عدم قطعیت ها دارد که بتواند یک قابلیت منحصر به فرد برای درک مطالعات امکان سنجی پروژه ارائه دهد؟

در سازمانهای نابالغ، منتظر اخراج باشید

بنابراین، به تعبیر لنفل، صاحبان پروژه با بلوغ سازمانی پایین یا فرآیندهای بسیار سفت و سخت و نامنعطف، ممکن است از اخراج کردن تیم‌های مطالعاتی که در مراحل اولیه پروژه‌های بسیار خلاقانه و متفاوت از سلسله مراتب سازمان کار می‌کنند، سود ببرند و این را به حساب عبور از موانع انجام بگذارد. ولی تجربه نشان داده است سازمانی که امکان مطالعات امکان سنجی خلاقانه در آن نیست در مراحل بعدی اجرای پروژه به مشکلات زیادی برخواهد خورد.

اصل ششم: گزارش استاندارد نتایج و یافته های امکان سنجی

از آنجایی که تعیین معیارهای عناصر مطالعه (اصل 1)، با در نظر گرفتن ورودی‌های ذینفعان (اصل 4)، و بررسی شواهد موجود برای پروژه‌های کلاس مرجع (اصل 4) حیاتی است، نتایج مطالعات امکان‌سنجی باید از طریق چارچوب‌های گزارش‌دهی موجود ارائه شود.

همانطور که فرگوسن و همکاران گفته اند ارائه گزارش نتایج مطابق چارچوب‌های استاندارد، مکانیزمی است که به طور فزاینده‌ای از ارائه شفاف یافته‌ها، در نتیجه جلب اعتماد اشخاص تصمیم گیر و صاحبان پروژه حمایت می‌کند.

لوگان و جکسون معتقدند با بازتاب اصل استانداردنویسی گزارش نهایی، بسیاری از سازمان های مشتری بالغ، چارچوب های مطالعات امکان سنجی را تعریف کرده اند.

نوشتن گزارشهای استاندارد مطالعات امکان سنجی دشوار است

طبیعی است طبق مطالعات دوسود و همکاران، عوامل سازمانی کمتر ملموسی هم هستند که بر موفقیت پروژه تأثیر بگذارند از جمله اینکه نوشتن گزارش مطالعات امکان سنجی به روش استاندارد دشوارتر است. دنیکول و همکاران می گویند چارچوب‌هایی برای ارائه گزارش یافته‌های مطالعات امکان سنجی به صورت استاندارد در مورد پذیرش پیشنهادها توسط ذینفعان یا بخش عمومی به طور مشابه کمتر توسعه یافته‌ است. می توان گفت استانداردسازی گزارش نویسی درباره یافته های مطالعات امکان سنجی عملی هیجان‌انگیز برای تحقیقات جدید است.

اصل هفتم: چرخه عمر بلند مدت پروژه را در نظر بگیرید

یک مطالعه امکان سنجی در یک نقطه زمانی ثابت توسعه می یابد، اگرچه باید عواملی را در نظر بگیرد که ممکن است در طول چرخه عمر کامل پروژه محقق شوند. لوکای می گوید پروژه ها یا برنامه هایی با مدت زمان طولانی (به عنوان مثال، بیش از دو سال) به ناچار در متن محیط در حال تغییر انجام می شوند.

بنابراین، از دیدگاه محققانی مانند بازرمن، چو، لوگان و جکسون، داشتن دیدگاه طولانی مدت، بخش اساسی مطالعه امکان سنجی، بر اساس ارزیابی انعطاف پذیری و استحکام یک پروژه در برابر نیروها و روندهای خارجی پویا است.

تاکید مطالعات امکان سنجی بر 3 ویژگی بلندمدت

بنابراین نتایج نهایی مطالعات امکان سنجی باید ویژگی های «تازگی»، «مقیاس پذیری» و «تکرارپذیری» پروژه را ارزیابی کند. اگر پروژه جدید بازتولید یا بهبود حاشیه ای در یک عملیات شناخته شده باشد، یافته های جدید در آن ممکن است کم باشد و صرفه جویی در مقیاس پروژه، ممکن است به نفع افزایش سرمایه گذاری و به سود رسانی سریع پروژه باشد.

مشکلات ذاتی سازمانهای پیشرو

سازمان هایی که به پروژه ای جدید، پیچیده یا ناآشنا فکر می کنند با مشکل ذاتی دانش محدود و عدم تقارن اطلاعاتی بالقوه مواجه هستند.

تا به امروز، ادبیات مطالعات امکان‌سنجی عمدتاً به سمت زمینه‌های خاص معطوف شده است و این مجموعه‌های دانش فاقد رابط قوی با پیشرفت‌های مفهومی اخیر در تئوری مدیریت بوده‌اند. در حالی که این ادبیات عمدتاً فنی ممکن است به اندازه کافی در مورد بهینه سازی پروژه های خاص و تکراری اطلاعات کافی داشته باشد، ولی در عین حال ممکن است بینش محدودی برای سازمان هایی داشته باشد که به پیشنهادات بسیار جدید فکر می کنند.

سه بینش مهم برای رهبران پروژه های جدید و پیچیده

این بررسی سه بینش مهم را برای رهبران پروژه به همراه دارد.

در ابتدا یافته های پژوهش این فرض کلی را پشتیبانی می کند که سازمان ها ممکن است از به کارگیری دقیق مفاهیم در مدیریت و تئوری عدم قطعیت برای کاهش چالش های ذاتی که همراه با مطالعه پروژه های جدید است سود ببرند.

بینش دوم آنکه این بررسی همچنین برخی محدودیت‌های عملی را در کاربرد نظریه در مدیریت عملی پروژه‌های جدید و پیچیده تشخیص می‌دهد.

بینش سوم آن است که این چالش ها خود به مشکلات اساسی در ارتباط با تحقیق و عمل مدیریت پروژه اشاره می کنند.

مطالعات امکان سنجی، به ویژه برای پروژه های جدید اختصاصی یا مخفیانه، اهدافی واهی برای مطالعه دانشگاهی هستند.

مطالعات امکان سنجی؛ راندن در دل تاریکی

مطالعات امکان سنجی پروژه های مقدماتی هستند که در تاریکی برای رسیدن به دانش جدید خاص پیش می روند. همانطور که ادکینز، سامست، ولدن، ویلیامز و همکاران گفته اند علی رغم مجموعه رو به رشدی از ادبیات در مورد برنامه‌ریزی مقدماتی پروژه‌ها تمرکز محدودی بر مطالعات امکان‌سنجی به‌عنوان یک عمل خاص در مدیریت پروژه وجود دارد.

درباره مقدماتی که 7 اصل مهم در مطالعات امکان سنجی پروژه های جدید را تشریح می کند، بیشتر بدانید.

دیباچه ای بر 7 اضل مهم در مطالعات امکان سنجی در پروژه های مهم و تازه را می توانید اینجا بخوانید.

درباره اصل اول بیشتر بخوانید: هر مطالعه امکان سنجی باید ارزیابی شود.  

درباره اصل دوم بیشتر بخوانید: مطالعات امکان سنجی و مدیریت عدم قطعیت

درباره اصل سوم بیشتر بخوانید: مطالعات امکان سنجی یک دانش بینارشته ای است

درباره اصل چهارم بیشتر بخوانید:  نمای بیرونی؛ خوشه‌های مرجع پیدا و پنهان را مطالعه کنید.

درباره اصل پنجم بیشتر بخوانید:داشتن دیدگاه درونی انتقادی از قابلیت های سازمانی

درباره اصل ششم بیشتر بخوانید: گزارش استاندارد نتایج و یافته ها

درباره اصل هفتم توجه به چرخه عمر بلند مدت پروژه بیشتر بخوانید.

(بخش اول) نتایج و یافته های مربوط به اصول مهم امکان سنجی پروژه های پیچیده و جدید

(بخش دوم) نتایج و یافته های مربوط به اصول مهم امکان سنجی پروژه های پیچیده و جدید

 

در صورتی که این مقاله از مهندسین مشاور نوآوران هم اندیش طرح و توسعه را مفید یافتید آن را در شبکه های اجتماعی همرسانی کنید تا دیگران هم از آن استفاده کنند.